Toda a operação da oficina, a compra e venda de matéria-prima, peças, mercadorias e prestação de serviços, são obrigatórios na emissão de documentos fiscais. Se você chegou até aqui, provavelmente lida com essa demanda no seu dia a dia na oficina, mas será que você realmente conhece todos os tipos de notas fiscais existentes? Sabe qual é o conceito e a indicação de cada uma delas?
Neste post vamos ajudar você a conhecer os principais tipos de notas fiscais. Além de compreender para que servem, você vai ter a oportunidade de contar com mais segurança para a sua oficina, garantindo a sua correta emissão das notas e minimizando o risco de ter problemas com a Receita Federal, fiscalização e aquela burocracia.
Quer saber mais sobre os tipos de notas fiscais? Continue a leitura!
NF-e — Nota fiscal eletrônica de produto
A nota fiscal eletrônica de produto é uma das mais conhecidas e utilizadas pelas empresas. Ela deve ser emitida em todas as operações de vendas de produtos nos quais há incidência do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
A versão eletrônica foi criada em substituição aos antigos modelos de talão, chamados de Modelo 1 e Modelo 1A.
A NF-e é utilizada tanto para o comércio de produtos após o processo de industrialização quanto para a movimentação de mercadorias e revenda. Vale salientar que o documento só terá validade se houver assinatura digital e a autorização para emissão da Secretaria da Fazenda.
NFS-e — Nota fiscal eletrônica de serviço
Essa nota é muito semelhante à anterior, embora conte com uma diferença substancial em relação à regra de emissão. Enquanto a primeira é utilizada em operações com produtos, essa é indicada para operações com serviços.
Dessa forma, sua emissão está associada a operações de serviço, o que faz com que ela seja uma substituta do antigo documento de Declaração de Serviço, que era utilizado para a cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS).
Entre as suas particularidades estão a questão da tributação, sendo que o ISS varia de um município para o outro — por isso, é preciso seguir as regras do município de origem da nota. Além disso, a empresa só pode faturar o serviço depois de tê-lo concluído, e o documento fiscal deve ter um código fornecido pela prefeitura.
O documento pode ser cancelado, desde que respeitado o prazo estabelecido por cada município. Esse prazo pode variar de 5 a 30 dias, por isso é importante conversar com um contador ou solicitar informações junto ao município.
NFC-e — Nota fiscal eletrônica ao consumidor
É um tipo de nota fiscal emitido apenas para clientes finais pessoa física. Na NFC-e também há incidência do ICMS. A sua emissão é mais comum no comércio e no varejo, por isso você recebe esse tipo de nota em compras na farmácia, no supermercado e em lojas de roupas, por exemplo.
NF-e complementar
Como o nome já indica, a nota fiscal eletrônica complementar é emitida para acrescentar dados e valores que, eventualmente, não tenham sido informados em uma nota fiscal.
Se houver qualquer erro referente a diferenças de preço, operação, quantidade de mercadorias, erro de cálculo ou de classificação fiscal, pode ser emitida uma NF-e complementar.
Dessa forma, se o documento fiscal original tiver alguma informação errada referente à quantidade de mercadoria ou um valor inferior ao da operação, é possível emitir uma nota complementar.
Vale destacar que o emissor deve declarar o motivo da emissão e vincular à nota com o documento fiscal que lhe deu origem.
Nota fiscal de entrada
A nota fiscal de entrada é o documento utilizado para comprovar a movimentação de mercadorias recebidas pela empresa — diferentemente da nota fiscal de saída, que é emitida quando a empresa realizar uma venda.
É importante saber que tanto o fornecedor quanto o comprador são responsáveis pela emissão da nota fiscal de entrada.
Se você for comprador, a nota fiscal precisa ser emitida quando você adquirir um produto importado, quando o vendedor não estiver obrigado a emitir documento fiscal ou quando assumir o compromisso de retirar e transportar a mercadoria.
Destacamos que a empresa está obrigada a escriturar todos estes documentos fiscais no Livro de Registro de Entradas, razão pela qual é recomendado o apoio de um contador, que pode oferecer orientações relacionadas às obrigações específicas de cada negócio.
Nota fiscal de devolução
A nota fiscal de devolução é utilizada sempre que houver necessidade de cancelar uma operação de compra e venda, tanto no que se refere à operação quanto no que tange aos impostos devidos.
No caso de compra, ela deve ser utilizada nos casos em que o produto chegar com defeito de fabricação ou for incompatível com o produto adquirido. No caso de venda, ela pode ser utilizada caso o destinatário não aceite o produto enviado.
Nota fiscal de remessa
As notas fiscais de remessa têm a função de ajudar no controle e na movimentação de mercadorias, comprovando a procedência da carga em caso de fiscalização.
As notas de remessa são emitidas, por exemplo, em envios de amostras grátis, doações, brindes, consignação e demonstração.
O que você precisa saber é que o tributo varia de acordo com a operação. Inclusive, em alguns casos, o pagamento de tributos é isento.
Nota fiscal de retorno
A nota fiscal de retorno está associada à de remessa, e pode ter a função de registrar a entrada ou a saída de material da sua empresa. Assim como no caso anterior, a tributação vai depender do tipo de operação associado ao documento fiscal.
Na nota fiscal de retorno, a empresa emitente tem o objetivo de retornar as mercadorias. Ela pode ser utilizada em comodatos, consertos, consignação, demonstração, feira, industrialização, venda fora do estabelecimento, entre outros.
As empresas precisam conhecer os principais tipos de notas fiscais e saber quando cada uma delas deve ser emitida. Além disso, é essencial investir em ferramentas, softwares (o expensify é uma ótima indicação, mas é apenas em inglês) e estratégias específicas para armazenamento e organização de documentos fiscais, contando com mais segurança e facilitando o acesso às informações sempre que for necessário.
Agora que você já conhece os principais tipos de notas fiscais, que tal aprofundar o seu conhecimento? Assine a nossa newsletter e comece a receber os conteúdo exclusivos aqui do Blog que vão ajudar na gestão da sua oficina!