Administrar uma oficina de funilaria e pintura não é fácil e, se você não souber como organizar o tempo, a tarefa se complica ainda mais. Ainda que ame a sua profissão, é preciso ter um tempo para a família e se distrair, caso contrário, o estresse pode atrapalhar bastante na execução de tarefas básicas e também prejudicar a sua saúde.
Para que isso não aconteça, preparamos este artigo, que traz algumas dicas de como organizar o tempo, de forma que sobre um pouco para curtir com a sua família e amigos. Continue com a gente e confira as informações!
Identifique onde as perdas de tempo mais ocorrem
Primeiramente, antes de tomar qualquer atitude mais drástica, é preciso avaliar onde estão ocorrendo as maiores perdas de tempo. Você ou seus funcionários passam tempo demais no celular, ou olhando e-mails, as pequenas reuniões diárias estão sendo demoradas demais e a parada para o cafezinho acontece muitas vezes ao dia? Verifique se tudo o que ocorre na oficina é realmente necessário.
É claro que é preciso um tempo de descanso e até mesmo distração em uma empresa, principalmente quando o trabalho é mais pesado, como costuma ser em oficinas. Contudo, é preciso estabelecer regras e limites, que devem ser cumpridas inclusive por você, que é o exemplo.
Faça um bom planejamento antes de executar o serviço
Além dos cafezinhos exagerados e perda de tempo com conversas desnecessárias, a falta de planejamento costuma atrapalhar bastante no desenrolar de um serviço. Reserve alguns minutos e discuta tudo o que tem de ser feito, quais insumos e materiais serão usados, quem será responsável por cada etapa e, principalmente, quais máquinas e ferramentas serão necessárias.
Estabeleça horários para o uso do maquinário e evite situações em que dois serviços necessitem de um equipamento ao mesmo tempo. Isso também deve ser feito quanto aos profissionais, pois, se um deles for necessário para realizar uma tarefa e já estiver em outra, os prazos provavelmente não serão cumpridos ou você vai ter de pagar hora extra e ficar depois do expediente, aumentando seus custos.
Automatize processos
Automatizar alguns processos mais demorados também é uma ótima maneira de economizar tempo e dinheiro. Quer um exemplo prático? É bem provável que você já tenha pegado alguma peça que precisou ser limpa antes da manutenção ou da pintura, certo? O serviço foi feito rapidamente?
Provavelmente demorou, não é mesmo? Saiba que existem alguns equipamentos no mercado que servem para limpar peças, removendo resíduos, graxa ou óleos em questão de minutos, ou até segundos, tudo isso apenas apertando um botão. Por mais que isso exija um investimento, você vai conseguir realizar mais serviços por dia e, por consequência, aumentar o volume de clientes, além da qualidade.
Mantenha o estoque atualizado e organizado
O estoque também costuma ser um dos maiores causadores de perda de tempo. Por isso, é fundamental mantê-lo organizado, para que uma peça seja achada rapidamente. Quantas vezes você passou horas procurando algo e depois descobriu que não tinha mais, pois um funcionário usou e não informou?
Uma das maneiras de evitar esse tipo de situação é investir em um sistema para o gerenciamento da oficina. Além de ter a certeza de todo o material que existe nas prateleiras, você sabe exatamente onde eles estão e quando comprar mais, reduzindo gastos desnecessários, entre outras coisas.
Invista no treinamento dos funcionários e delegue funções
Também é necessário delegar tarefas e evitar centralizar todo o serviço em suas mãos. Contudo, para que isso seja possível, se faz necessário que a mão de obra seja qualificada, para não afetar a qualidade do serviço. A melhor maneira de fazer isso é investir em treinamentos.
Uma vez que seus funcionários estejam qualificados e bem treinados, repasse algumas tarefas que antes seriam suas, fique apenas com os trabalhos mais administrativos e onde você é realmente necessário. Existe uma máxima que diz que devemos dividir para conquistar e, em uma oficina de funilaria e pintura, essa prática é essencial para quem quer saber como organizar o tempo.
Organize a documentação e contas da sua empresa
Uma vez que você já tenha delegado algumas tarefas aos seus funcionários e está mais no setor administrativo, também pode começar a organizar algumas coisas para evitar perda de tempo. Sabe aquela conta que esqueceram em um canto e da correria que foi ao abandonar uma tarefa no meio do expediente para pagá-la?
E aquela nota fiscal com os preços dos insumos que você comprou, tão necessárias para comparar com os valores ofertados por outro fornecedor? Perder tempo procurando documentos ou abandonar uma tarefa para pagar contas não é uma boa ideia e, organizando tudo, você evita essas situações.
Invista em um sistema de compras que facilite esse processo
Por falar em comprar materiais, essa também é uma tarefa que tende a levar um bom tempo, principalmente quando você se depara com um veículo mais complicado, como os muito antigos ou importados. Investir em um sistema de gestão de compras facilita bastante esse processo.
Por ter contato rápido com diversos fornecedores, a aquisição das peças é muito mais fácil e tranquila. Além disso, é possível economizar procurando pelo menor preço e até mesmo controlar o seu estoque. Lembra de quando falamos sobre a importância disso? Existem muitas vantagens em implementar um sistema de gestão de compras e isso é mais fácil do que você imagina.
Estabeleça prioridades e concentre-se para evitar retrabalhos
Além de tudo o que já foi mencionado, é fundamental que você estabeleça prioridades e evite perder tempo com tarefas que não vão gerar nada e atrasar outros serviços. Sempre que abrir a oficina, reúna-se com seus funcionários e passe quais serão as atividades do dia.
A concentração durante uma tarefa também é fundamental, pois a falta dela pode resultar em um serviço malfeito, que provavelmente vai virar um retrabalho. Refazer algo que já deveria estar terminado, além de extremamente frustrante, demanda tempo, reduz a credibilidade com o cliente e aumenta os custos.
Como você deve ter notado, saber como organizar o tempo é fundamental para o crescimento da sua empresa e também para o seu bem-estar pessoal. É verdade que o trabalho enobrece o homem, mas a família e os amigos são a base de tudo. Siga nossas dicas, alavanque o crescimento da sua oficina e, o mais importante, aproveite a vida.
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