Fazer uma boa gestão de documentos é fundamental para que sua oficina de funilaria e pintura cresça e se consolide de forma saudável e segura. Isso é necessário porque a situação atual do mercado brasileiro é bastante desafiadora e exige que as empresas tenham suas rotinas operacionais estruturadas para enfrentar a concorrência.
Aliás, em tempos de grande disputa mercadológica, os negócios que insistem em manter suas documentações e finanças em dia, por meio de um controle eficiente e seguro, são os que conseguem se manter no topo do mercado.
Pensando nisso, reunimos abaixo algumas dicas para que você consiga fazer uma gestão de documentos exemplar. Acompanhe!
1. Separe os arquivos/documentos de acordo com o uso
Crie uma lista para gerir os arquivos com mais facilidade. Especifique aqueles que:
- precisam ser armazenados fisicamente — contratos e registros que contêm assinaturas;
- podem ser guardados em formato digital — fichas de cadastro, relatórios, notas fiscais de compra e venda, documentos contábeis, trabalhistas, de encargos, de tributos, entre outros;
- não precisam ser armazenados após o uso ou digitalização — cópias de documentos.
2. Organize a guarda física dos documentos
Como é quase impossível se livrar de toda a papelada, o mais indicado é organizá-la corretamente. Para isso, crie pastas individuais — como uma pasta exclusiva para a clientela, e dentro dela, abas com o nome de cada pessoa. Dessa forma, você consegue incluir diversos registros relacionados aos seus fregueses, que podem ser classificados conforme o tipo de serviço prestado, por exemplo. Assim, você simplifica e agiliza a identificação de arquivos que são acessados constantemente.
Separe uma estante ou uma sala para organizar suas caixas de arquivos por data e ordem alfabética. Caso você tenha um acervo muito grande, tente deixá-lo acessível apenas a um colaborador de confiança, para que ele fique responsável por guardar os documentos, bem como auxiliar em eventuais consultas de rotina. Ao fazer isso, seu repositório ficará sempre organizado.
3. Considere a temporalidade
Felizmente existe uma excelente notícia sobre a gestão de documentos. Nem todos devem ser armazenados para sempre. Além disso, descartar alguns dos arquivos é fundamental para obter espaço e garantir o acesso rápido aos que realmente interessam. Contudo, antes de jogá-los fora, é preciso considerar a temporalidade de cada um.
Veja a seguir uma lista de expiração de documentos:
- consórcios ou financiamentos devem ser armazenados até a quitação do bem que foi adquirido;
- nota fiscal de compra deve ser guardada até vencer a garantia do produto;
- recibos de locação (aluguel), até o término do contrato;
- impostos (IPTU e IPVA) e extratos bancários têm o prazo de guarda de 5 anos;
- contas de consumo (água, luz, telefone e gás) têm o prazo de guarda de 3 meses a 5 anos, por precaução;
- comprovantes de pagamento de encargos previdenciários têm prazo mínimo de 30 anos. Esses registros podem ser digitalizados, mas, mesmo assim, é necessário tê-los em papel;
- escritura de imóvel, PIS, CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) precisam ser guardados para sempre.
Uma boa sugestão para acompanhar esses prazos é elaborar uma planilha de validade que especifique os arquivos de acordo com seu tipo e sua data de descarte.
4. Crie uma rotina de digitalização
Até aqui você já deve ter notado que é preciso digitalizar os documentos, certo? Para deixar tudo nos conformes, tenha um porta-documentos para cada setor da sua oficina de funilaria e pintura. Dessa forma, ao longo do dia, cada colaborador pode colocar os papéis que devem ser escaneados.
Você também pode separar um horário para essa tarefa, como no final do expediente. Assim, você evita que funcionários parem o que estão fazendo para realizar as digitalizações de rotina.
5. Faça backups
Ao manter tudo em formato físico, você teria de providenciar mais espaço e gastar com equipamentos (copiadoras) e materiais (papéis e tintas de impressão) para garantir os documentos sempre em mãos. Tudo isso gera um gasto desnecessário.
Uma das garantias da digitalização é a facilidade de garantir a segurança dos arquivos. Nesse caso, é possível criar cópias de restauração que serão guardadas em um servidor. Esse processo se chama backup e permite que você não perca todos os registros em caso de pane no sistema.
A recomendação fica por conta de salvar cópias de segurança sempre que um documento for atualizado para não correr o risco de ter uma reserva digital com uma versão defasada, em caso de imprevistos.
6. Crie regras claras para o uso dos documentos
A padronização de processos é chave para o sucesso de qualquer negócio. Estabelecer regras claras para o uso de documentos é uma prática bastante inteligente para garantir o fluxo das tarefas e evitar problemas, como danos ou extravios dos registros.
Dentro dos critérios de utilização dos arquivos, defina quais podem ser acessados por todos os funcionários e quais devem ser acessados por pessoas específicas. Determine também como as solicitações devem ser feitas para que o controle seja realizado da melhor forma possível.
7. Insira datas nos documentos alterados
Isso pode ser realizado com o apoio de um software de gestão de documentos. Em vez de você colocar datas de forma manual em caso de modificação, é perfeitamente possível inseri-las automaticamente.
Contudo, pode acontecer que, antes de você realizar alguma alteração no arquivo, o próprio programa salve o documento sem o seu comando ou feche acidentalmente. Portanto, desenvolva o hábito de incluir as respectivas datas em arquivos que foram modificados.
Ainda que você tenha uma boa ferramenta operacional, tenha certeza de que as boas práticas de uso garantem que não surjam problemas que prejudiquem o andamento das tarefas documentais.
8. Priorize a assinatura digital
Assinatura digital é uma funcionalidade usada para assinar documentos online, a fim de conceder a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita oficializada em cartório.
Para obtê-la, é necessário ter um certificado digital para autenticar as assinaturas feitas na web. Para isso, acesse o Portal de Assinaturas, crie uma conta, submeta o arquivo, cadastre as pessoas envolvidas no fluxo de assinatura e use o certificado online para assinar. Simples e prático!
9. Providencie uma caixa de entrada
Para evitar que a desorganização retorne ao ambiente de trabalho com o passar do tempo, é importante criar o hábito de inspecionar os novos documentos e verificar se é realmente necessário guardá-los. Portanto, coloque uma caixa de entrada para recolher todas as documentações que chegam para avaliar o destino de cada uma.
Aprendeu como fazer uma boa gestão de documentos para sua oficina? Esperamos que sim! Por fim, basta potencializar todo esse processo com o auxílio da Cotexo, que é uma plataforma que conecta compradores e vendedores com foco no segmento de funilaria e pintura.
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