Pense bem: você realmente sabe como organizar/gerenciar o estoque de peças na sua oficina? Para qualquer empresa — seja ela uma funilaria ou não —, é imprescindível manter em ordem o local de armazenamento das mercadorias para conseguir ter um acompanhamento eficiente das entradas e saídas das peças e, assim, programar as reposições de forma que não afetem o caixa ou a execução do serviço pela falta de algum item.
Sei que pode parecer difícil fazer essa gestão, mas na verdade, com algumas mudanças simples, é possível ter tudo mais planejado, impactando diretamente no faturamento e na produtividade dos colaboradores. Quer saber como fazer essa gestão? Então acompanhe nossas 11 dicas de como organizar o estoque da oficina de funilaria!
1. Separe as peças em categorias
Essa é uma estratégia que pode ajudá-lo tanto na hora de encontrar um produto quanto para evitar que eles se danifiquem.
Isso porque quando você aloca as mercadorias em diferentes espaços, sem categorizá-los, fica muito mais difícil encontrar um item em meio à confusão. Além disso, quando peças de tipos e tamanhos distintos ficam armazenadas em um mesmo local — sem os cuidados necessários para cada uma delas —, é possível que elas sejam arranhadas ou, até mesmo, quebradas, gerando um grande prejuízo.
Portanto, procure subdividir as prateleiras conforme as características semelhantes dos itens.
2. Posicione as peças estrategicamente
Outro ponto importante sobre a forma de separação das peças é quanto ao seu posicionamento. A organização deve ser feita de maneira estratégica, levando em consideração a demanda da sua oficina. Por exemplo, os itens que têm um maior giro e são pequenos, podem ficar perto do balcão de entrega ou em locais que facilitem a visualização e o acesso.
As maiores, pesadas e com alta demanda, o ideal é que sejam colocadas mais ao fundo do estoque, mas, ao mesmo tempo, estejam nas prateleiras mais baixas para favorecer o manuseio. Já os produtos que não são muito solicitados podem ser alocados nos espaços superiores.
3. Minimize o excesso de peças
Por medo de não conseguir atender um cliente rapidamente, muitas oficinas deixam o estoque com excesso de produtos e alguns deles são perdidos por não serem utilizados. Vale lembrar que produto parado é dinheiro estagnado (ou mesmo perdido), além de ocupar um espaço importante no seu local de armazenagem.
Por isso, é fundamental que o gestor avalie e esteja sempre atento à demanda da oficina para saber exatamente como suprir as necessidades de produtos até que a próxima compra seja realizada.
Para os itens mais caros e com pouca saída, é preciso ter ainda mais cautela e, se necessário, combinar com o cliente de solicitar a peça somente após o fechamento do serviço, para não correr o risco de ter um grande valor investido em um item que dificilmente terá saída. Só é importante considerar que esse processo precisa ser ágil para não atrasar o serviço, certo?
4. Treine os funcionários
Você pode deixar tudo organizado, obter um ótimo sistema de gestão e ter todos os processos bem definidos, mas se a sua equipe não estiver capacitada para manter tudo em ordem, nada disso será relevante.
Desse modo, é importante treiná-la adequadamente, não apenas para melhorar a organização e movimentações do estoque, mas também para aumentar a produtividade — e evitar erros e desentendimentos entre os funcionários.
Para isso, é interessante investir em cursos e palestras para mostrar a importância de um estoque estruturado. Além disso, as reuniões presenciais são fundamentais para definir quais as funções de cada um e de que forma os processos devem ser realizados.
5. Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores
O relacionamento amigável com os fornecedores é essencial para garantir seu estoque sempre completo, com mercadorias legítimas e de boa qualidade.
Além de obter os produtos corretos, dentro dos prazos combinados, a boa relação com os fornecedores possibilita também negociações melhores e, consequentemente, descontos maiores, com pagamentos mais facilitados.
Para isso, é necessário ter cautela desde a escolha dos fornecedores. Faça pesquisas sobre as empresas na internet e busque sugestões de outros clientes. Ademais, antes de fechar qualquer contrato, verifique se os prazos e formas de pagamento atendem às suas necessidades e se todas as informações estão conforme o acordado.
6. Faça um controle de estoque eficiente
Há algumas formas de fazer o controle de estoque. Uma delas é a planilha manual feita, na maioria das vezes, no Excel ou o Calc (um software como o Excel). Nela devem ser inseridas algumas informações importantes, como:
- entradas;
- saídas;
- datas;
- prazo de validade;
- quantidade de unidades;
- custo de cada unidade;
- informações do fornecedor;
- motivo da saída do estoque, entre outros.
Apesar de ser ainda muito utilizado por empresas, dependendo do tamanho do negócio e da quantidade de itens em estoque, esse método pode não ser eficiente, já que erros são comuns e o tempo gasto para completar as informações é mais um problema.
Ainda, ao investir em uma planilha, é preciso estar ciente de que você deverá ter um funcionário que se dedique quase que exclusivamente ao controle de dados, o que pode representar um custo muito alto para o seu negócio.
Nesse sentido, o investimento em sistemas de gestão pode ser uma boa solução. Alguns deles são desenvolvidos de acordo com as necessidades da oficina, possibilitando que todas as peças sejam controladas de forma automatizada. Isto é: sem que seja preciso cadastrar a entrada e a saída de cada peça manualmente.
7. Tenha um planejamento financeiro
Com o estoque organizado, você conseguirá identificar a rotatividade das peças e definir quando precisa fazer a reposição de cada uma delas. Assim, é possível também saber qual tem sido o gasto com esses itens, observando os gargalos e o que pode ser feito para gerar uma maior economia e corte de despesas.
O planejamento financeiro é essencial para que você conheça o seu negócio, entenda como anda a sua saúde financeira e esteja preparado para lidar com eventuais imprevistos que possam acontecer.
8. Realoque itens com baixo volume de vendas
Com certeza a sua oficina tem itens com uma saída maior e outros com uma demanda mais baixa. Por isso, a dica para organizar o estoque é realocar os itens com baixo volume de vendas. Considere facilitar o acesso aos itens com maior saída, e os produtos que têm baixo volume de vendas podem ser dispostos em locais de difícil acesso.
Uma boa organização dos itens ajuda no dia a dia, facilitando a rotina de coleta e organização das peças e otimizando a movimentação dos itens dentro do estoque.
9. Realize inventários periódicos
Existem dois tipos de inventários: os permanentes e os periódicos. Permanentes são aqueles em que a oficina consegue realizar um acompanhamento contínuo e permanente, por meio do controle de entradas e saídas de produtos. Geralmente, o controle de estoque permanente ocorre toda vez em que é realizada uma transação financeira.
Já o inventário periódico é realizado ao final de um determinado período. O lapso temporal para a sua realização poderá ser definido pela própria oficina, conforme as particularidades do negócio. Ou seja, poderá ser semanal, mensal, trimestral, semestral. A frequência deve ser definida de acordo com os processos da empresa.
A realização de inventários periódicos, além dos permanentes, permite ao gestor da oficina reunir dados atualizados sobre as peças disponíveis, facilitar o planejamento das contas e garantir uma forma de auditar os produtos mantidos em estoque.
10. Planeje corretamente a compra das peças
O planejamento de compras é um passo essencial na organização de estoque. Além de acompanhar a rotatividade dos produtos e entender o fluxo de vendas, é necessário saber o momento certo de repor o estoque.
Não deixe o estoque muito baixo para só então decidir comprar as peças da sua oficina. Planeje-se com antecedência e não corra o risco de deixar os seus clientes sem atendimento.
11. Use ferramentas online para planejar suas compras
Hoje, é possível encontrar plataformas específicas voltadas para o mercado de compra e venda de autopeças. A Cotexto é uma plataforma que tem exatamente essa função: conectar pessoas interessadas em comprar e vender autopeças, com foco no segmento de funilaria e pintura, otimizando o processo de compra e garantindo um bom negócio para ambos.
Utilizar plataformas como a da Cotexo permite que você encontre preços competitivos, reduzindo gastos, facilitando a gestão das compras do seu negócio e contribuindo para a organização dos processos.
Como você pode ver, há diversas formas de melhorar a organização do seu estoque. Neste post, trouxemos as principais dicas que podem ser aplicadas conjuntamente para melhor os seus resultados.
Agora que você já sabe como organizar um estoque de peças, lembre-se de que esse é um processo importante, visto que impacta diretamente no atendimento aos clientes e na produtividade dos seus colaboradores.
Portanto, avalie a melhor forma de separar e posicionar as peças, não faça compras desnecessárias, treine sua equipe, mantenha um bom relacionamento com os fornecedores e opte por uma solução que facilite o controle de estoque para evitar erros e otimizar o seu tempo.
Gostou do nosso conteúdo sobre como organizar um estoque de peças? Ótimo! Então você vai se interessar também pelas dicas de prevenção de acidentes na oficina de funilaria. Aproveite para conferir e melhore a gestão e os resultados do seu negócio!