Nem todas as oficinas entendem a importância ou sabem como melhorar a gestão por meio de auditoria. Esse processo, que inclui uma verificação completa de todos os setores, é visto como algo custoso e que não traz resultados práticos para o negócio. Porém, ela é considerada uma ferramenta de gestão, que resulta no crescimento de qualquer empresa.
Neste post, você entenderá melhor como funciona o processo de auditoria e quais são os seus objetivos em uma empresa ou no caso, em uma oficina. Continue a leitura!
Qual é a função de uma auditoria?
O processo de auditoria é a verificação minuciosa de todos os processos da empresa, a fim de saber se eles estão de acordo com o que foi estipulado inicialmente e se estão dentro da lei. Ele tem como objetivo identificar possíveis problemas internos e garantir que não haja erros que comprometam os resultados financeiros.
Uma gestão mais eficiente das finanças da oficina tem a auditoria como uma aliada importante. Isso por que além de garantir que o seu negócio não passe por problemas fiscais, o que pode acarretar em multas e prejuízos, ela também melhora a administração, o que significa uma qualidade maior no serviço prestado.
As auditorias são divididas em internas e externas. No primeiro caso, o auditor é um funcionário da própria empresa que conhece a fundo todos os processos e é capaz de verificar se há irregularidades ou se há vulnerabilidades na gestão. Já um auditor externo não tem vínculo empregatício e é contratado para fazer essa análise.
É importante destacar que não é todo mundo que pode ser um auditor contábil. É necessário ter formação em Ciências Contábeis, ter o registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e passar no exame do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Por isso, a contratação de um auditor externo é a mais indicada, principalmente para oficinas de menor porte.
Como melhorar a gestão por meio de auditoria?
A auditoria tem alguns objetivos importantes, que fazem a diferença nos resultados da sua oficina. Confira os principais!
Garanta que os valores registrados estão corretos
O fluxo de caixa registra todas as entradas e saídas, ou seja, as movimentações financeiras da empresa. Esse cadastro é fundamental para ter uma visão mais ampla da situação do negócio, já que são verificados possíveis prejuízos nas transações. A auditoria confirma que esse registro é feito da forma correta.
Isso é um ponto básico, já que, em caso de erros ou registros inconsistentes, a empresa pode ter uma situação financeira diferente do que está no sistema. Além disso, um recolhimento de impostos mal feito gera multas e dívidas, o que resulta na necessidade de um contador verificar de perto esses números.
Assegure a utilização adequada do caixa
O capital de giro da empresa é o valor necessário para cumprir com todas as obrigações e arcar com os custos de funcionamento. Geralmente, é estipulado um número, que deve estar sempre disponível no caixa da oficina, a fim de evitar dívidas. A auditoria também serve para garantir que esses recursos são utilizados da forma correta.
Principalmente em oficinas menores, é comum que haja a necessidade de retiradas do caixa para realizar pagamentos esporádicos e inesperados. Porém, esse valor deve ser reposto com o faturamento seguinte dos serviços. O planejamento financeiro é fundamental para manter uma boa saúde financeira.
Identifique possíveis riscos
Um dos principais tipos de auditoria é a de qualidade, que inclui a detecção de falhas nos processos e uma melhoria contínua de toda a empresa. Ela serve para demonstrar aos gestores se o seu negócio está dentro das regras e, em caso de problemas, possibilita realizar a correção e verificar se a solução foi eficaz.
Essa auditoria calcula os riscos de todos os processos listados. Nesse sentido, os responsáveis pelas área explicam como funciona cada setor e ocorre uma análise de cada fluxo de atividade criado. Quanto mais rigorosa for essa etapa, mais fácil de identificar as falhas e observar possíveis melhorias na empresa.
Certifique que as ferramentas financeiras são seguras
Você utiliza algum software de gestão ou planilhas para controlar o fluxo de caixa da oficina? Um dos papéis da auditoria é confirmar que essas soluções são seguras ou se estão suscetíveis a erros que comprometem diretamente nos resultados financeiros da empresa.
Outro fator importante é a confirmação de que não houve desvios de dinheiro do caixa da empresa. Em empresas menores, essa prática é pouco comum porque é o próprio dono que controla as finanças. Porém, com o crescimento da oficina, é provável que um diretor financeiro seja contratado — e ele deve seguir as regras.
Qual a importância de uma gestão de compras eficiente?
Um dos principais objetivos de uma empresa é adquirir os recursos necessários pelo melhor custo-benefício, ou seja, com a melhor qualidade, o melhor preço e as melhores condições de entrega possíveis. Além disso, todo o processo deve seguir as regras legais, o que inclui a emissão de nota fiscal, por exemplo.
Nesse sentido, é fundamental o acompanhamento de especialistas nesse processo. O papel deles é garantir que não haja prejuízos e que o responsável pelas compras optou pela melhor oferta disponível. Antes de efetivar a aquisição dos recursos, é necessário uma pesquisa ampla e a realização de cotações com diversos fornecedores.
A utilização de uma plataforma de compra de autopeças, no caso da oficina, auxilia na certificação da qualidade dos materiais comprados. Nesse caso, os fornecedores passam por uma análise anterior e só podem disponibilizar os seus produtos se atenderem às regras da empresa. Achar a melhor oportunidade significa reduzir gastos e aumentar a margem de lucro.
Agora que você sabe como melhorar a gestão por meio de auditoria, não deixe de designar um auditor interno ou contratar alguém com essa certificação para realizar a adequação da sua oficina. Com processos mais definidos e uma administração mais eficiente, os resultados aparecerão em mais clientes, maiores vendas e, consequentemente, um maior faturamento.
A Cotexo é uma plataforma de compra e vendas de autopeças, que otimiza esse processo e garante um melhor controle para donos de oficina e fornecedores. Ficou interessado ou tem alguma dúvida? Entre em contato conosco!
