O objetivo de qualquer empresa é crescer dia após dia, conquistando um público fiel e uma posição de destaque no mercado, aprimore processos em sua funilaria com o “método 5S” e avalie os resultados. O que nem todos os gestores consideram é que muitos procedimentos internos são essenciais para que isso possa acontecer. A aplicação do método 5S é focada em atingir o padrão de Qualidade Total.
Só para relembrar, as cinco ações que fazem parte desse método, são: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (higiene) e Shitsuke (disciplina). Mas como fazer funcionar na prática? É isso que você verá a seguir.
Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que as cinco ações que compõem o método estão interligadas e devem ser executadas assim, uma em relação à outra. Outro ponto importante diz respeito ao papel da diretoria: os gestores da oficina deverão demonstrar a aplicação do método pelo exemplo. Essa é a forma mais eficiente de incitar os colaboradores a fazerem o mesmo.
Outras formas de colocar o 5S em prática no cotidiano são as seguintes:
• Uso do Kanban
O termo Kanban tem origem japonesa e significa “sinalização”. Refere-se ao uso de cartões (como os post-its, por exemplo) que indiquem o andamento de cada tarefa, de uma forma que fique bem visível para todos. Especialmente para o responsável pela sua execução. Nesses cartões, deve ser escrito o que é a tarefa e qual é o seu “status”: para executar, em andamento ou finalizada.
Você pode instalar um quadro em algum lugar da oficina (de preferência onde todos os funcionários tenham acesso, mas os clientes, não). Que seja próprio para a colagem desses cartões. Então, essa é uma ferramenta eficiente para controlar o andamento de atividades.
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• Controle e disciplina
É importante que o empresário tenha controle sobre todas as tarefas que correspondem ao 5S. Saiba quem está responsável por fazer cada coisa e como está o andamento. Ter metas é fundamental, especialmente no início da aplicação da metodologia. Por exemplo: em uma semana, tudo aquilo que não é útil deve ter sido eliminado. Então, no final do dia, todas as ferramentas devem estar em seus respectivos e identificados lugares e assim por diante.
O Kanban ajuda a manter esse controle que, por sua vez, ajuda a manter a disciplina dos colaboradores.
• Rodízios
Algumas atividades permitem o rodízio de pessoas responsáveis por elas, como é o caso da limpeza, por exemplo. É possível designar uma pessoa (ou uma equipe, depende do tamanho da oficina) para fazer a limpeza a cada dia da semana, criando uma rotina em que todos estejam habituados a cumprir a sua tarefa no seu dia.
• Reuniões
Levar o 5S para as reuniões com os colaboradores ajuda muito nesse início. É o momento de debater sobre as principais dificuldades, analisar o que não está funcionando e o que deve ser mantido. Também é a oportunidade para falar sobre os bons resultados que o método está trazendo para o trabalho cotidiano, pois isso também já funciona como incentivo!
